中層管理者的有效團(tuán)隊(duì)管理方法

添加日期：2011年5月6日 閱讀：961

    在某鋼鐵公司中層管理的培訓(xùn)互動(dòng)環(huán)節(jié)中,有位吳經(jīng)理向筆者咨詢問(wèn)題:“那就是我每天加班忙到很晚,為什么我這么努力的工作,卻得不到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可,面對(duì)各種打擾,效率很低,問(wèn)題在哪里,我該如何應(yīng)對(duì)?”
    相信吳經(jīng)理的困惑是大多數(shù)中層經(jīng)理都會(huì)有這種感覺(jué)“時(shí)間不夠用、工作效率很差、文件堆滿桌面、塞滿電腦、經(jīng)常加班、忙得頭打腳后跟�！睍r(shí)間管理的重要性往往被我們所忽略,當(dāng)我們忙得暈天暗地,出現(xiàn)亞健康的時(shí)候,才發(fā)現(xiàn)*重要的一門(mén)課也許就是時(shí)間管理。因此,重視時(shí)間管理,記錄時(shí)間的使用和流失情況,利用好工作中的每一分鐘已成了許多職業(yè)經(jīng)理人迫在眉睫要解決的問(wèn)題,那么今天筆者來(lái)詳細(xì)地分析下中層經(jīng)理如何合理有效的運(yùn)用時(shí)間。
    我們中層經(jīng)理人經(jīng)常用以下的方式浪費(fèi)寶貴的時(shí)間財(cái)富:
    (1)做事情沒(méi)有輕重緩急之分,經(jīng)常本末倒置,終日埋頭于無(wú)關(guān)重要的事物上。
    (2)喜歡下屬事事請(qǐng)示和回報(bào)的官僚作風(fēng),大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。
    (3)對(duì)下屬工作不放心,替下屬做工作,結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。
    (4)上司不定期的召見(jiàn)使經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。
    (5)對(duì)自己熟悉和喜歡的事情盡快做完,對(duì)于棘手的事情拖延進(jìn)行,只有通過(guò)加班來(lái)完成。
    一個(gè)中層經(jīng)理人一天里有3個(gè)小時(shí)是低效率的,那么只有兩個(gè)解決的辦法,要么就是在另外3個(gè)小時(shí)效率提高**,才能彌補(bǔ)浪費(fèi)的工作時(shí)間,這個(gè)顯然是不太可能的:那只有再加三個(gè)小時(shí),可是實(shí)際上,有很多的中層經(jīng)理一天的工作時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了10個(gè)小時(shí),有些12小時(shí),甚至14個(gè)小時(shí),如果再加班3 個(gè)小時(shí)。。。。。*后陷入:時(shí)間管理差——效率低——單位時(shí)間業(yè)績(jī)差——拼命加班——更加勞累、效率更低,時(shí)間管理差的惡性循環(huán)導(dǎo)致企業(yè)的目標(biāo)被迫降低,自身出現(xiàn)亞健康。
    案例分析:
    案例一:某一大企業(yè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)經(jīng)理,深感會(huì)議浪費(fèi)了太多時(shí)間。通常不管討論的是什么,他都通知財(cái)務(wù)部各單位主管全體前來(lái)開(kāi)會(huì)。其結(jié)果是會(huì)議每次都拖得很長(zhǎng)。出席會(huì)議的每一位主管,為了表示自己對(duì)問(wèn)題的關(guān)切,都得表示意見(jiàn),而表示的意見(jiàn)卻大多與問(wèn)題無(wú)關(guān),會(huì)議時(shí)間自然拖長(zhǎng)了。
    直到有一次這位財(cái)務(wù)經(jīng)理誠(chéng)懇地問(wèn)了大家,才知道大家也都認(rèn)為會(huì)議太浪費(fèi)時(shí)間了。可是,他又想到:每一個(gè)人在組織中都至為重要,都應(yīng)該了解情況,開(kāi)會(huì)時(shí)如果少請(qǐng)幾個(gè)人,他又擔(dān)心會(huì)使未被邀請(qǐng)的人覺(jué)得他們被忽視。
    現(xiàn)在這位財(cái)務(wù)經(jīng)理終于找到一個(gè)兩全的辦法了。開(kāi)會(huì)前,他先普遍分發(fā)一份開(kāi)會(huì)通知:“茲訂于星期三下午3時(shí),于四樓會(huì)議室,邀請(qǐng)趙錢(qián)孫李四君開(kāi)會(huì)討論下年度資本預(yù)算問(wèn)題。如哪位需了解這個(gè)問(wèn)題或愿參與討論,亦請(qǐng)屆時(shí)出席。如果無(wú)法出席,我們將于會(huì)后立刻呈送記錄,供各位參考并希望提供寶貴意見(jiàn)。”
    過(guò)去每次會(huì)議都要12人參加,花費(fèi)整個(gè)下午,而現(xiàn)在只要4人出席,一小時(shí)就可以結(jié)束了,并且沒(méi)有一個(gè)人有被忽視的感覺(jué)。
    案例二:某一醫(yī)院的院長(zhǎng),多年來(lái)一直為應(yīng)付院內(nèi)醫(yī)生們的電話而苦惱。醫(yī)生們打電話給他,要求他為病人安排一個(gè)床位。住院部都說(shuō)是沒(méi)有床位了,但這位院長(zhǎng)幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時(shí),住院部不能立刻接到通知。當(dāng)然,有沒(méi)有床位,各病房的護(hù)士長(zhǎng)隨時(shí)都清楚,主辦出院結(jié)賬手續(xù)的出納臺(tái)也能隨時(shí)知道。住院部的人,是在每天清早5點(diǎn)辦理“床位調(diào)查”工作,而通常病人大多是在上午醫(yī)生查房之后才辦出院手續(xù)。其實(shí)像這樣的問(wèn)題,只要各病房護(hù)士長(zhǎng)在填寫(xiě)出院通知單給出納臺(tái)時(shí),多填一份副本送住院部就解決了。
    案例一所表現(xiàn)的就是一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的。許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間,然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題。他們怕因小失大,造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤,也能很快彌補(bǔ)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,則工作就進(jìn)行得快多了。
    案例二所表現(xiàn)的是信息功能不健全,導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)。事實(shí)上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。人總有一種傾向,高估自己地位的重要性,認(rèn)為許多事非躬親不可�？v然是*有效的管理者,仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。 
    中層如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理
    一、明確目標(biāo)任務(wù)。筆者認(rèn)為有效運(yùn)用時(shí)間的第*步驟首先要設(shè)立明確的目標(biāo),在今年度你想要完成的目標(biāo)寫(xiě)出來(lái),可以有四至十個(gè)目標(biāo),但必須找出一個(gè)核心目標(biāo),并依次按重要性排列,然后依照你所設(shè)立的目標(biāo)寫(xiě)出一份詳細(xì)的計(jì)劃,你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。然后將你設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割,何謂分割呢?就是把目標(biāo)細(xì)化,年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。比如:年度的目標(biāo)分割成季度目標(biāo),列出清單,每一季度要做哪一些事情;季度目標(biāo)分割成月目標(biāo),并在每月初重新再列一遍,遇到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形,要及時(shí)調(diào)整過(guò)來(lái),每一個(gè)星期天,把下周要完成的每件事列出來(lái);每天晚上把第二天要做的事情列出來(lái)。
    二、制定優(yōu)先原則。中層經(jīng)理人一天都有很多事情等待處理,那么大堆的事情,應(yīng)該去先處理那一件呢?筆者認(rèn)為中層經(jīng)理應(yīng)該先把所要處理的事情歸類(lèi),比如緊急又重要的事情分第*類(lèi),不緊急又不重要的事情分為第二類(lèi),重要但不緊急的事情分為第三類(lèi),緊急但又不重要分為第四類(lèi)。通常時(shí)間管理比較差的經(jīng)理人安排的事情第*類(lèi)和第四類(lèi)占大多部分,當(dāng)然第*個(gè)要處理的一定是緊急又重要的事情,通常這些都是一些突發(fā)困擾、一些災(zāi)難、一些迫不及待要解決的問(wèn)題。當(dāng)你天天處理這些事情時(shí),表示你時(shí)間管理并不理想。因?yàn)槌晒φ呋?多時(shí)間在做*重要可是不緊急的事情,這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學(xué)會(huì)如何把重要的事情變得緊急,這時(shí)你就會(huì)立刻開(kāi)始做高生產(chǎn)力的事情了。
    三、與你的價(jià)值觀相吻合,不可以互相矛盾。你一定要確立你個(gè)人的價(jià)值觀,假如價(jià)值觀不明確,你就很難知道什么對(duì)你*重要,當(dāng)你價(jià)值觀不明確,時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間,而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事,但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)*重要的事。
    四、懂得授權(quán),列出目前工作中所有能授權(quán)的事情,把它們寫(xiě)下來(lái),然后找一個(gè)合適該工作的人來(lái)授權(quán),這樣效率會(huì)有一定的提高。反之,如果工作委派不當(dāng),就連那些*忠誠(chéng)、*有才干的員工也會(huì)表現(xiàn)失常、錯(cuò)誤百出,*終他們會(huì)因此而感到非常沮喪、直接影響工作效率。因此,筆者認(rèn)為懂得授權(quán)是卓越中層必備的技能之一。
    五、寫(xiě)時(shí)間日記。筆者從上學(xué)開(kāi)始,學(xué)校老師每天都會(huì)要求寫(xiě)日記,所以筆者從那時(shí)起養(yǎng)成了寫(xiě)日記的習(xí)慣,在工作中也是一如既往的堅(jiān)持這個(gè)習(xí)慣,不過(guò)這個(gè)習(xí)慣給筆者工作中提高了很多生產(chǎn)力。每天從起床開(kāi)始,詳細(xì)記錄做每件事所耗的時(shí)間,包括:刷牙、早上穿衣、吃早餐、開(kāi)車(chē)、拜訪客戶等等全天的記錄,再回頭看看一天當(dāng)中我做了哪些事,哪些事是非常見(jiàn)效率的,哪些時(shí)間是浪費(fèi)的,當(dāng)你找到哪些事情是浪費(fèi)時(shí)間的,你才有辦法去整合改變。
    六、把事情按種類(lèi)做完。假如你在做紙上作業(yè),那段時(shí)間都做紙上作業(yè);假如你在思考,那段時(shí)間只作思考;如果要打電話,*好把電話累各到某一時(shí)間一次把它打完,當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí),你會(huì)熟能生匚,效率一定會(huì)有所提高。
    七、良好的個(gè)人習(xí)慣。俗話說(shuō):“江山易改,秉性難移�！睆倪@句話我們可以看到習(xí)慣的重要力量,從昨天的不良習(xí)慣中解脫出來(lái),是自我教育的一大難題,這需要堅(jiān)強(qiáng)的毅力和信心外,也需要科學(xué)的方法。根據(jù)心理學(xué)原理,養(yǎng)成良好的個(gè)人習(xí)慣是一個(gè)漸進(jìn)的體驗(yàn)過(guò)程,一種習(xí)慣的養(yǎng)成一般要經(jīng)歷四個(gè)階段。第*階段首先要讓中層經(jīng)理產(chǎn)生養(yǎng)好工作習(xí)慣的動(dòng)機(jī),使中層經(jīng)理產(chǎn)生一種主體上的主觀需要,而不是一種被動(dòng)的接受過(guò)程。第二個(gè)階段是實(shí)踐感愛(ài)階段,這一階段要求中層經(jīng)理在自己的實(shí)踐中去體會(huì)新的好習(xí)慣。第三階段是體驗(yàn)階段,個(gè)體通過(guò)反思、同化或順應(yīng)等方式,將親歷中對(duì)新的習(xí)慣的體驗(yàn)并把它內(nèi)化成為自身行為或觀念的過(guò)程。第四階段是新的習(xí)慣的維持、強(qiáng)化與應(yīng)用的過(guò)程。經(jīng)過(guò)四個(gè)階段的逐漸調(diào)整、適應(yīng)、強(qiáng)化的過(guò)程,新的習(xí)慣才能得以養(yǎng)成。
    八、80/20原則。**員工作效果中的百分之八十,往往集中在百分之二十的*重要的工作上,80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價(jià)值,集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則,運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù),次要的事情占多數(shù)”是一個(gè)普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。 
    九、學(xué)會(huì)與人共事。在時(shí)間管理中,良好的人際關(guān)系能節(jié)省很多的時(shí)間,提高效率。
    實(shí)習(xí)題:經(jīng)理人在日常工作中經(jīng)常會(huì)遇到的幾種問(wèn)題,那我們?nèi)绾稳ヌ幚砟?
    (1)中國(guó)的企業(yè)好開(kāi)會(huì),有些會(huì)議一開(kāi)就是兩**,還沒(méi)有得出個(gè)結(jié)果,會(huì)上你進(jìn)來(lái)我出去,東一句西一句,說(shuō)著說(shuō)著經(jīng)常跑題了。有的人在會(huì)上做報(bào)道一樣,長(zhǎng)篇大論的。有的人,把開(kāi)會(huì)當(dāng)作是休息的好時(shí)候,閉目養(yǎng)神,開(kāi)了半天會(huì),也不知道討論了些什么。。。。。。
    解決方案:1、首先考慮這個(gè)會(huì)議有必要嗎?回顧一下我們都可以總結(jié)出有許多會(huì)議是無(wú)關(guān)緊要的。2、寫(xiě)下議程。如果這個(gè)會(huì)議必須要開(kāi)的話,就應(yīng)該為會(huì)議設(shè)定清晰的目標(biāo)并寫(xiě)下議程,如有可能,至少提前24小時(shí)把該議程分發(fā)出去,讓每個(gè)人都清楚此次會(huì)議的目標(biāo)和即將討論的內(nèi)容。3、會(huì)議要守時(shí)。設(shè)定會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間,在會(huì)議開(kāi)始時(shí)不要等遲到的人。4、運(yùn)用80/20原則。規(guī)劃好議程,先討論重要性排在前20%的項(xiàng)目,如果時(shí)間不夠用,那么這種方法就可以讓你在會(huì)議結(jié)束之前解決具有80%價(jià)值的事項(xiàng)。5、在會(huì)議中,每討論一事項(xiàng)時(shí),先對(duì)討論的內(nèi)容進(jìn)行概括和總結(jié),在每一事項(xiàng)上達(dá)成共識(shí)。6、分配具體責(zé)任,如果你做出了決定,就要為達(dá)成共識(shí)的具體行動(dòng)分配責(zé)任、設(shè)定截止日期,記住,沒(méi)有分配責(zé)任并設(shè)定截止日期的會(huì)議只是一紙空談,必須明確各自的職責(zé)和任務(wù)完成的時(shí)間。7、為每次會(huì)議做好精確的記錄。
    (2)手上正在寫(xiě)一個(gè)計(jì)劃,一個(gè)上午,還沒(méi)寫(xiě)幾個(gè)字,電話又響了,急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊天的、推銷(xiāo)的、朋友來(lái)探訪的。。。。。都是一些不得不做的事。。。。。
    解決方案:筆者認(rèn)為有幾種方法可以解決1、將電話視為商業(yè)工具。在高科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)在,電話就成了我們社交工具,我們通常會(huì)把花大量時(shí)間在電話中閑聊。然而當(dāng)你工作時(shí)間不夠用的時(shí)候,你不得不摒棄這一習(xí)慣,從自身做成,拒絕閑聊。2、如果事情很重要的時(shí)候,無(wú)論電話是誰(shuí)打來(lái)的,你都可以稍后再打回去。這也是可以使用的策略之一。3、檢查電話。在接電話之前查明電話是誰(shuí)打來(lái)的,他有什么需要,當(dāng)不認(rèn)識(shí)的人給你打電話時(shí),要克服內(nèi)心的好奇。4、將電話集中起來(lái)打。將所有電話集中在一段時(shí)間內(nèi)處理,不要把電話分散在一天之中的許多時(shí)間段。比如:你可以把上午11點(diǎn)前的電話積攢在一起,然后在11點(diǎn)到中午之間回復(fù)所有來(lái)電。以上幾點(diǎn)可以為你節(jié)省一些時(shí)間。
    對(duì)于應(yīng)對(duì)突然來(lái)訪的者,我們?nèi)绾翁幚砟?1、*簡(jiǎn)單的辦法就是規(guī)定一段時(shí)間讓自己安靜,辦公室門(mén)口掛一塊“請(qǐng)勿打擾”的標(biāo)志牌。2、當(dāng)有不受歡迎的來(lái)訪者,可以通過(guò)迅速起身來(lái)應(yīng)付他們,這里有個(gè)案例給大家分享:幾年前筆者在某家公司工作時(shí),公司里有位經(jīng)理總是愛(ài)去每個(gè)辦公室與別人聊天,他的人品不錯(cuò),但他一進(jìn)來(lái)就會(huì)待上半個(gè)小時(shí),拉著筆者聊天,也不好當(dāng)面說(shuō),后來(lái)筆者想到一個(gè)好方法,他一進(jìn)門(mén),筆者就迅速起身在桌邊打轉(zhuǎn),就像正準(zhǔn)備出門(mén)一樣。筆者會(huì)說(shuō):“怎么有空過(guò)來(lái)坐坐啊,我這正準(zhǔn)備要出門(mén)啦,要不咱一起出去吧�！比缓蠊P者會(huì)陪他走到門(mén)口,帶他回到走廊里,再繼續(xù)走我的。趁機(jī)會(huì)去洗手間或其他辦公室,等他離開(kāi)時(shí)才會(huì)回到自己的辦公室。
    如果是客戶、員工、朋友來(lái)訪呢?關(guān)于這個(gè)問(wèn)題,筆者認(rèn)為是可以提前安排好,也是可以避免的,為了有效地應(yīng)對(duì)突然光臨的來(lái)訪者,你可以安排在雙方都方便的特定時(shí)間會(huì)面。
    (3)整天就像救火車(chē),哪里有火情就馬上趕到哪里,真是日理萬(wàn)機(jī)。可是這里也救火,那里也救火,天天忙救火,就沒(méi)有時(shí)間靜下來(lái)想想,“火災(zāi)”是從哪里來(lái)的。
    解決方案:筆者認(rèn)為第三點(diǎn)的問(wèn)題是由于中層經(jīng)理人危機(jī)防范意識(shí)不強(qiáng),在任何公司或組織的歷史中,危機(jī)都是正常、自然,且不可以避免的,但不斷出現(xiàn)的危機(jī)必定是管理不善、組織無(wú)效率的信號(hào),那你就有必要退一步仔細(xì)審度你的系統(tǒng)。1、先思考后行動(dòng)。中層經(jīng)理人遇到危機(jī)時(shí)先保持鎮(zhèn)靜客觀,停下來(lái)想一想,花時(shí)間弄清楚發(fā)生了什么事情,弄清楚問(wèn)題所在。2、當(dāng)危機(jī)發(fā)生時(shí),如果能把處理危機(jī)的責(zé)任分派給他人,就要盡力這樣做,其他人可能比你更適合處理這一狀況,而處理危機(jī)也可能是其他人的責(zé)任。3、無(wú)論危機(jī)是什么,在處理前都要把已經(jīng)發(fā)生的事情經(jīng)過(guò)原原本本寫(xiě)下來(lái),這行為可以幫你保持清醒、理清思路。4、不要做任何假設(shè),應(yīng)該向在場(chǎng)人員或自己詢問(wèn),發(fā)生了什么?什么時(shí)候發(fā)生的?在哪里發(fā)生的?怎么發(fā)生的?為什么會(huì)發(fā)生?5、在處理危機(jī)時(shí),把經(jīng)過(guò)寫(xiě)下來(lái),制定出一個(gè)政策,當(dāng)危機(jī)反復(fù)趨勢(shì)的時(shí)候,當(dāng)你不在的時(shí)候,普通人也可以按照這個(gè)系統(tǒng)來(lái)解決危機(jī)。
    通過(guò)筆者介紹的幾種有效的時(shí)間管理工具及方法,希望吳經(jīng)理及各位中層朋友們能有效地運(yùn)用。


        責(zé)任編輯：張言    wealthfootsteps.com    2011-5-6 8:55:41

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